Comment relancer ses factures impayées ?

La gestion des factures, et de ses encaissements, prend généralement beaucoup de temps dans la vie d’un entrepreneur ou d’une entrepreneuse. La principale préoccupation, au-delà de facturer ses clients, et de suivre ses règlements et de gérer les impayés. Voyons ensemble comment relancer ses factures impayées.

Le financement de son cycle d’exploitation, de sa trésorerie et de son besoin en fonds de roulement passe par l’encaissement des factures de ses clients dans des délais raisonnables, et prévus dans la relation commerciale. Ce suivi est tellement important que des entreprises peuvent être mises en danger suite à des impayés. La gestion des règlements des factures est donc très importante et le suivi de ces derniers doit être rigoureux et régulier. Pour réduire au maximum les retards de règlement et les factures impayées, il est donc important d’anticiper et de s’organiser.

L’importance de la facturation

Avant d’aller réclamer de l’argent et de relancer ses factures impayées, il faut déjà être irréprochable. Cela paraît évident, mais c’est toujours bon de le rappeler. Qu’est-ce que cela veut dire ?

Pour commencer, lorsque vous vendez un produit, ou effectuez une prestation, n’attendez pas des semaines pour créer la facture et l’envoyer. En effet, certains entrepreneurs ont tendance à faire passer la production avant la facturation. Cela a pour conséquence d’envoyer la facture tardivement. C’est votre image qui en prend un coup. Et votre client peut, lui aussi, être passé à autre chose et donc vous oublier. Vous devez donc envoyer la facture rapidement après votre travail.

Ensuite, vous devez être irréprochable sur votre facture. Cela signifie que votre facture doit respecter les règles en vigueur, et notamment l’article L441-3 du code du commerce, sur ce qu’elle doit contenir : Coordonnées, date, numéro et conditions de règlement. Concrètement, en cas d’omission d’une de ces mentions, vous encourez des sanctions fiscales, pénales ou civiles. Autant vous dire que vous ne serez pas en position de force pour réclamer votre argent.

Comment suivre ses factures ?

Après ces petits rappels de bon sens, mais toujours bon à rappeler, voyons comment suivre ses factures. Cela nécessite deux choses.

La première consiste à se fixer un créneau horaire, chaque semaine, pour faire un point sur ses finances et les encaissements. De mon côté, je me garde toujours mon jeudi après-midi pour les tâches administratives et financières. C’est une règle à laquelle je ne déroge pas. Je ne prends jamais de rendez-vous le jeudi après-midi.

Pour suivre ses encaissements, le plus important est d’investir dans un logiciel de facturation, ou un logiciel de comptabilité, qui soit complet et efficace. Certains CRM, ou logiciels ERP, proposent aussi le suivi des factures. Un bon logiciel doit donc aller plus loin que la simple édition de devis et de factures. Il doit permettre :

  • De vous alerter si un encaissement n’a pas été enregistré
  • De faciliter le paiement de la facture via un service de paiement à distance
  • D’envoyer des relances automatiques en cas de non-paiement
  • De se connecter à votre compte bancaire

Les logiciels gratuits, que l’on trouve facilement, ne seront pas suffisants pour suivre vos encaissements. Vous devrez investir dans un logiciel de facturation plus complet, et donc payant. Dans la liste ci-dessous, vous retrouvez une sélection de logiciels à différents tarifs, selon vos besoins.

Les impayés et la relation commerciale

Le plus compliqué dans la gestion des impayés est sans doute la relation commerciale. En effet, lorsque qu’un client a un retard de paiement, il reste un client. Il est donc important de trouver le bon compromis entre la relance de la facture et la relation commerciale. Et ce n’est pas toujours simple. Vous devez aller chercher votre argent sans perdre le client.

Il est donc important de faire monter la pression, envers le mauvais payeur, de façon progressive. Peut-être que votre client à tout simplement oublié de faire le virement ? Peut-être qu’une incompréhension sur le délai de paiement est la source de ce retard ?

En BtoB, généralement, des retards de paiement n’entraînent pas la fin de la relation commerciale. Généralement, le fournisseur n’accorde plus de délais de paiement et livre la marchandise après encaissement, le temps que la situation s’améliore, par exemple.

Quoi qu’il en soit, une relance de ses factures impayées doit être progressive, pour garder la relation commerciale avec votre client. Seul un défaut de paiement pourra rompre cette relation.

Les délais de paiement

Voyons maintenant quelques règles et bonne pratiques concernant les délais de règlement. En effet, pour relance vos factures impayées, vous devez avoir donné, éventuellement, un délai à votre client pour vous régler. Pour commencer, vous pouvez demander à votre client de vous régler à réception de la facture. Dans ce cas, votre client doit vous payer de suite.

Entre professionnels, il est possible de donner un délai à son client. Nous allons parler de paiement à terme. Il s’agit, clairement, d’un crédit que vous faites à votre client, pendant la durée de ce délai. C’est vous qui assurez le risque d’impayé. Vous devez donc vous assurer de la solvabilité de votre client, avant d’accorder un délai.

Ce délai doit être précisé sur la facture, et dans les Conditions Générales de vente (CGV). Ce délai peut être différent d’un client à l’autre. Mais dans tous les cas, il ne peut dépasser le délai maximum légal :

  • Délai Légal ( à défaut de précision dans les CGV) : 30 jours nets (calendaires)
  • Délai maximum légal négocié dans des CGV : 60 jours nets (calendaires)
  • Délai maximum légal négocié par contrat : 45 jours fin de mois.

Comment gérer et relancer ses factures impayées ?

Maintenant que nous avons vu comment anticiper les impayés et les délais de règlement, voyons comment relancer les factures impayées de vos clients. Gardant à l’esprit que la relation commerciale devait être maintenue, nous allons procéder par étapes. Nous allons en retenir 4. Ceci n’est pas une règle définie, et peut être adaptée. Mais il s’agit d’une base sérieuse pour gérer ses relances d’impayés. L’objectif étant de passer de la relance amiable à la procédure en contentieux en passant par la mise en demeure.

  1. Première relance amiable : Cette première relance doit être faite avec courtoisie. Il s’agit de rappeler au client qu’il a « sans doute oublié » la facture et que le mail et le règlement se sont « croisés ». Cette relance peut se faire sous une dizaine de jours après la fin du délai de règlement, par mail ou téléphone.
  2. Relance formalisée : Cette deuxième relance, toujours amiable, à un objectif précis : Formaliser le retard et votre relance. Il s’agit pour vous, tout en rappelant au client qu’il doit vous régler, de prouver que vous avez bien fait une demande de règlement suite à un retard de paiement. Cette relance, idéalement par courrier recommandé, peut être envoyé 15 jours après la première relance amiable.
  3. Mise en demeure : Si au bout de deux relances, votre client ne vous a pas payé, ou pire, s’il ne vous a même pas répondu, vous devez prendre une posture procédurière. Il s’agit de la mise en demeure. Cette mise en demeure est importante car elle permettre de réclamer des intérêts de retard et des dommages et intérêts. Elle est indispensable pour réclamer votre dû judiciairement. Il s’agit d’une preuve de l’éligibilité de la dette. Cette mise en demeure peut être envoyée 15 jours après la relance recommandée. La mise en demeure peut être envoyée par courrier recommandé ou par voie d’huissier.
  4. Le contentieux : Cette quatrième étape est celle que nous ne souhaitons pas atteindre. En effet, elle peut être longue et coûteuse. Lorsqu’un client entre en contentieux, vous savez que vous perdu un client et que le risque d’impayé est réel. Vous avez plusieurs possibilités pour récupérer votre créance client : Vous pourrez faire constater l’impayé par un juge puis faire appel à un huissier ou travailler avec un cabinet de recouvrement.

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