Comment préparer et animer une réunion ?

Organiser une réunion n’est pas une tâche si simple. Si vous voulez éviter que vos interlocuteurs regardent leur montre ou leur smartphone au bout d’une demi-heure, vous devez préparer votre intervention et réussir à animer votre réunion.

Les réunions sont devenues un des maux de nos sociétés. Que cela soit en entreprise, en organisme associatif ou encore dans le cadre de réunions publiques, leur utilité est souvent remise en cause. Pourtant, si le danger de la « réunionite » est bien réel, rassembler les acteurs d’un projet ou ses client le temps d’une prise de décision ou d’un retour de travail est important.

La visioconférence a montré toute la force du digital dans la communication d’équipe. La crise sanitaire du Covid19 a été un accélérateur, dans tous les pays du monde. Nous nous sommes rendu compte que 30 minutes en visio étaient plus efficaces qu’une demi-journée en salle. Dans le même temps, les services comptables ont vite vu la différence dans les charges de représentation et les frais de déplacement.

Les réunions, moins nombreuses mais plus importantes

Cependant, si la visioconférence a montré l’inutilité de rassembler 10 personnes pour un oui ou pour un non, elle ne fait pas tout. La nécessité de rassembler les équipes autour d’une table est toujours aussi importante. Elle est d’autant plus importante que, en tout état de cause, ces réunions physiques seront sujets de décisions plus importantes et d’analyses approfondies. Les visioconférences ayant permis d’effectuer les suivis lors de points intermédiaires, par exemple. Les réunions physiques seront donc plus rares, mais plus importantes.

Après avoir dit cela, la question qui se pose est : Comment je vais réussir ma réunion ? Comment préparer et animer ma réunion ?

En effet, il n’est pas simple d’organiser une réunion et, surtout, de faire tenir ses interlocuteurs. Nous voyons encore trop souvent des réunions interminables. Les intervenants prenant un temps fou à lire des slides ( nous savons lire…), en s’écoutant parler. Nous voyons encore trop de réunion ou on réunit des cadres des 4 coins de la France, qui arrivent la veille, ou tôt le matin, et que qui commencent à regarder leur smartphone en espérant ne pas louper leur train ou leur avion.

Non, nous devons arrêter ces grandes messes qui ne débouchent sur rien, tout comme ces réunions autour d’un baby foot, à la mode start-up, ou la course à l’égo l’emporte sur le fond.

Pourquoi organiser une réunion ?

A mon avis, une réunion réussie est une réunion nécessaire. Une évidence ? Pas tant que cela. J’ai participé à tant de « réunions mensuelles », à tant de « comités régionaux » dont les sujets ne faisaient que reprendre ce que nous savions déjà ou enfonçaient des portes ouvertes. On se quittait avec des conclusions du type :

  • « Nous devons augmenter notre activité!!!) »
  • « Voici nos engagements respectifs »
  • « Nous devons mieux accompagner nos équipes »
  • « Vous devez piloter et faire un suivi » ( nous sommes heureux d’apprendre à nouveau les bases de notre travail…)

Une réunion doit se terminer sur tout, sauf ce genre de banalité. Pour cela, vous devez savoir pourquoi vous réunissez vos collaborateurs, collègues ou clients. Il en va de même pour l’ensemble des équipes participant à un projet.

Vous devez donc définir un ordre du jour et des objectifs. Le plus simple est de se poser ces trois questions ( et d’y répondre) :

  • Pourquoi nous rencontrons-nous ?
  • Quels sont les résultats et décisions à prendre ?
  • Quelle communication doit passer ?

En répondant à ces trois questions, vous aurez la certitude que votre réunion est nécessaire, ou pas d’ailleurs.

L’organisation de la réunion

Nous avons donc décidé que notre réunion était importante, voire indispensable. Nous allons alors pouvoir l’organiser. Cette étape est importante, elle va conditionner la réussite de vos interventions et l’atteinte des objectifs attendus.

La première question à se poser est celle des intervenants. Qui va participer à cette réunion et combien de personnes seront conviées ? Pour qu’une réunion soit efficace, il est indispensable que les membres de la réunion soient des acteurs du projet ou du sujet évoqué.

  • Faire intervenir la responsable des achats pour une réunion sur l’activité commerciale peut, éventuellement avoir un intérêt, mais cela nécessite-t-il la présence de cette dernière, pour une intervention de 10 minutes ?
  • Est-il judicieux d’inviter un collaborateur à une réunion de cadres si ce dernier doit sortir au bout d’une heure pour cause de confidentialité ?
  • Enfin, les personnes présentes pourront ils avoir un rôle d’acteur sur le projet, auprès des clients ou des équipes ?

Nous voyons donc que bien choisir les invités est un gage de réussite. Il peut être pertinent, d’ailleurs, d’inviter des intervenants externes qui peuvent jouer un rôle d’information ou de conseils. La présence des partenaires extérieurs, fournisseurs ou distributeurs peut avoir un impact sur la réussite de la réunion.

Pour terminer, faites en sort que le nombre d’intervenants soit cohérent avec le sujet. Ne la transformez pas en forum ou en grand-messe.

La préparation de la réunion

L’étape suivante est la préparation de la réunion. He oui, si nous voulons que cette dernière soit une réussite, il faut bien la préparer.

Fixer la date et le lieu de la réunion

Le premier sujet est tout logiquement de fixer une date et un lieu. Si vous travaillez dans un centre de profits délocalisé et que vous retrouvez vos équipes et partenaires locaux, la question ne sera pas trop compliquée. Si vous travaillez sur la région parisienne et que les intervenants sont situés un peu partout en France, cela demandera une certaine logistique. Vous devrez donc anticiper les temps de trajet et les moyens de transport.

Mais, encore mieux, vous pouvez vous déplacer en province. Vous faciliterez peut-être les déplacements de chacun. Et vous verrez, la province offre de très belles salles de réunion et de nombreux espaces de coworking.

Concernant le choix de la date, évitez les vendredis et les mercredis. Le mercredi est le jour des enfants pour certains parents, alors autant éviter les difficultés d’organisation liés aux enfants. Elles sont légitimes. Dans le même temps, le vendredi est une journée qui permet de faire le bilan d’une semaine, pour chacun de nous, de clôturer certains dossiers, d’envoyer les derniers mails. Alors évitez, là encore, le stress inutile.

Votre réflexion doit aussi porter sur l’heure de la réunion et sa durée. Si, en toute logique, vous pensez gérer le sujet sur 3 heures, pensez à faire cette réunion plutôt le matin. L’après-midi sera une autre solution si vous souhaitez réunir tout le monde autour d’un bon repas.

Mais de grâce… :

« Evitez les réunions de plus de 4 heures, elles ne servent à rien !!! »

Quand tout cela est fait, vous pourrez envoyer les invitations à chaque intervenant avec l’ordre du jour. Autant connaître le sujet d’une réunion.

La logistique de la réunion

La préparation d’une réunion ne s’arrête pas au choix de la salle et à la date de celle-ci. C’est un grand mot, mais une réunion, c’est aussi une logistique. Si, si, je vous assure.

Avez-vous déjà participé à une réunion ou l’animateur ne savait plus sur quel sujet il devait intervenir. Rappelez-vous ces réunions qui débutent avec 30 minutes de retard parce que le vidéo-projecteur ne fonctionne pas avec un câble HDMI ?

Et je ne compte pas le nombre d’intervenants obligés d’improviser suite à l’oubli d’une clé USB ou un format de document non compatible. Oui, oui, cela existe…

la logistique, c’est donc :

  • Une salle bien réservée
  • Présence des tables
  • Nombre de chaises en adéquation avec le nombre de participants
  • Matériel indispensable ( vidéoprojecteur, multiprises, câbles,…)
  • PaperBoard et crayons feutre
  • Machine à café, gobelets carton, eau, viennoiseries et fruits.
  • Restaurant réservé pour le midi ou le soir
  • Crayons et feuilles

L’animation de la réunion

Et voilà, nous y sommes. Vous avez organisé la meilleure réunion et rien ne pourra contrarier votre organisation. Vous allez maintenant avoir la lourde tâche d’animer la réunion. Et cette mission est d’importance. Les participants devront être intéressés par les intervenants, toujours être à l’écoute, et participer, donc être acteur.

Bien évidemment, nous n’avons pas tous les mêmes capacités pour animer. Mais quelques petites astuces permettront de garder le contrôle sur la réunion et la rendre vivante, mais surtout efficace.

  • Présentez l’ordre du jour et les participants, proposez un cadre.
  • Variez le rythme de la réunion, alternez entre discours descendant et échanges.
  • Suivez l’ordre du jour, ne vous laissez pas déborder.
  • Soyez le maître du temps, gardez le contrôle sur le timing et les échanges. Si vous débordez, vous ne serez plus écouté.
  • Soyez l’arbitre, faites en sorte que les échanges soient productifs et créatifs.
  • Relancez les débats quand vous sentez que la réunion perd en intensité.

Voilà, vous avez maintenant les bases et les bonnes pratiques pour que vos réunions soient efficaces. Et si c’est le cas, vos réunions auront toujours du succès et seront appréciées de vos collaborateurs, clients et partenaires.

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