Les outils pour travailler en équipe, même à distance, sont de plus en plus nombreux, et surtout, très efficaces. Quels sont les meilleurs outils de travail collaboratif ?

Travailler en équipe demande une certaine organisation, surtout quand certains travaillent à distance ou sont souvent en déplacement. En effet, la communication et les échanges doivent être efficaces, rapides et directs. Les smartphones, les mails et les messageries ont permis de fluidifier la communication entre chaque membre, depuis 15 ans. Cependant, aujourd’hui, certains outils permettent d’aller beaucoup plus loin et de gagner en productivité, en optimisant le travail en équipe. Ces outils de travail collectif proposent, en général, un tableau de bord qui tourne autour d’un projet ou d’une mission. Ce tableau de bord propose une vue sur plusieurs fonctions et indicateurs. Ces derniers vont permettre, à l’utilisateur, de communiquer avec les autres membres du projet, en temps réel.

Services indispensables d’un outil de travail collaboratif ?

Certains outils permettent de répondre à certains besoins comme Trello, pour la gestion des tâches,  Cozy Cloud, Drive de Google pour le partage de documents ou encore What’sApp, pour la messagerie, des outils de prise de notes.Cependant, depuis quelques temps, d’autres solutions offrent des services complets répondant à tous ces besoins, au même endroit. Ces services peuvent être internes à l’application ou externes, en se connectant avec d’autres solutions.

application professionnelle sur smartphone

Une messagerie

Une messagerie permet aux membres de l’équipes de communiquer rapidement, sous forme de petits messages ou texto. Cette messagerie doit permettre de communiquer et échanger des photos, de liens et d’alerter d’un nouveau message par notification.

Un outil de prise de notes

Pouvoir enregistrer des notes rapides, par texte, ou photo, est indispensable pour un outil de travail collectif. Cette fonction permet de conserver une idée en mémoire, une remarque sur un travail. C’est, en fait, un pense bête. Vous pourrez, enfin, partager ces notes.

Un agenda

Un outil de travail collectif doit s’accompagner d’un agenda. Ce dernier permettra de planifier des rendez vous, des réunions ou des échéances. Cet agenda devra être partagé et modifiable par tous.

Le partage de documents

Le partage de document est indispensable. Cette fonction permet d’envoyer un texte, un tableau ou un graphique à l’ensemble de l’équipe, ou à certains membres. L’idéal est de pouvoir travailler sur ce document et le modifier en direct, sans avoir à le télécharger. Un vrai travail collectif

Un gestionnaire de tâche

Enfin, ce type d’outil doit permettre de gérer des tâches, individuelles ou collectives. Elles pourront être planifiées, complétées et clôturées. Une véritable To-Do list pour toute l’équipe.

3 outils de travail collectif

Ces outils de travail collectif sont des outils en ligne. Ces services sont accessibles via Desktop, tablette et Smartphone.

Asana

Asana est une application très populaire. Sa gratuité jusqu’à 15 collaborateurs y est sans doute pour quelque chose. Cette application, disponible sous Android et IOS, offre plusieurs fonctionnalités indispensables et bien présentées. L’application est fluide et répondra à de nombreux besoins. Si Asana ne propose pas tous les services vus plus haut, l’app. Se connecte à de nombreux services comme les outils Google, ZHOHO, Trello,  Evernote ou encore DropBox, par exemple. Au-delà, Asana permet de Planifier et organiser votre travail en définissant des priorités et des délais. L’application permet de partager des informations et d’attribuer des tâches, tout cela depuis un seul endroit.

Slack

L’application phare est sans aucun doute Slack. Slack a trouvé sa place dans de très nombreuses entreprises. Contrairement à Asana, Slack s’articule autour d’une messagerie. Cette messagerie permet d’échanger sur différents projets avec différentes équipes. Ces conversations sont organisées par chaines, dans lesquelles vous pouvez partager du texte, des liens de documents. Le tout par chat et vidéo. Comme Asana, l’application peut se connecter à de très nombreux outils. Une version gratuite permet de se donner une excellente idée des capacités de l’outil, en intégrant jusqu’à 10 autres applications.

Microsoft Team

La troisième application de la sélection est l’application Microsoft Team. Cette dernière apporte, elle aussi, de très nombreuses fonctions de communication autour d’un projet équipe. Elle permet de partager des dossiers et d’organiser des réunions audio ou vidéo. Elle se connecte à des très nombreuses solutions, dont les services maisons de messagerie et de cloud.

Microsoft propose une version gratuite de son service. L’application est propre, épurée et très fluide. Ceux qui aiment le style de Microsoft ne seront pas perdus.

Ces trois solutions sont loin d’être les seules. Il existe un très grand nombre de solutions. Mais dans tous les cas, quand vous ferez votre choix, pensez à vérifier qu’elles ont toutes les fonctions vues plus haut. Et vous, qu’utilisez vous comme solution de travail collaboratif ?

Ronan Yhuel

Passionné par WordPress et le Web. Créateur de plusieurs sites web. Plus généraliste que spécialiste.

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