Les outils pour travailler en équipe, même à distance, sont de plus en plus nombreux, et surtout, très efficaces. Quels sont les meilleurs logiciels et applications de travail collaboratif ?
Travailler en équipe demande une certaine organisation, surtout quand certains travaillent à distance ou sont souvent en déplacement. En effet, la communication et les échanges doivent être efficaces, rapides et directs. Les smartphones, les mails et les messageries ont permis de fluidifier la communication entre chaque membre, depuis 15 ans. Cependant, aujourd’hui, certains logiciels et applications de travail collaboratif permettent d’aller beaucoup plus loin et de gagner en productivité, en optimisant le travail en équipe et l’efficacité du collectif.
Un outil de travail collaboratif est un logiciel ou une plateforme qui permet aux employés de travailler ensemble de manière efficace, même s’ils sont géographiquement dispersés. Ces outils facilitent la communication, la coordination et le partage des informations entre les membres d’une équipe, ce qui favorise la collaboration et l’efficacité globale.
Ces plateformes de travail collaboratif proposent, en général, un tableau de bord qui tourne autour d’un projet ou d’une mission. Ce tableau de bord propose une vue sur plusieurs fonctions et indicateurs. Ces dernières vont permettre, à l’utilisateur, de communiquer avec les autres membres du projet, en temps réel.
Services indispensables d’un logiciel de travail collaboratif ?
Certains logiciels et applications de travail collaboratif permettent de répondre à certains besoins comme Trello, pour la gestion des tâches, Cozy Cloud, Drive de Google pour le partage de documents ou encore What’sApp, pour la messagerie, des outils de prise de notes.Cependant, depuis quelques temps, d’autres solutions offrent des services complets répondant à tous ces besoins, au même endroit. Ces services peuvent être internes à l’application ou externes, en se connectant avec d’autres solutions.
Une messagerie pour échanger en équipe
Une messagerie permet aux membres de l’équipes de communiquer rapidement, sous forme de petits messages, de tchats ou textos. Cette messagerie doit permettre de communiquer et échanger des photos, de liens et d’alerter d’un nouveau message par notification. Les discussions pourront être organisées par collaborateurs ou groupes. Chaque groupe pouvant échanger au même endroit, et se concentrer sur un projet.
Un outil de prise de notes pour interagit
Pouvoir enregistrer des notes rapides, par texte, ou photo, est indispensable pour un outil de travail collectif. Cette fonction permet de conserver une idée en mémoire, une remarque sur un travail. C’est, en fait, un pense bête. Vous pourrez, enfin, partager ces notes avec le reste de l’équipe ou des collègues en particulier.
Un agenda pour s’organiser et organiser l’équipe
Un outil de travail collaboratif doit s’accompagner d’un agenda. Ce dernier permettra de planifier des rendez vous, des réunions ou des échéances. Cet agenda devra être partagé et modifiable par tous. L’idée est de pouvoir organiser des réunions ou visios le plus simplement possible, sans attendre la fin des aller-retour de mails.
Le cloud pour partager des documents avec l’équipe
Le partage de document est indispensable. Cette fonction permet d’envoyer un texte, un tableau ou un graphique à l’ensemble de l’équipe, ou à certains membres. L’idéal est de pouvoir travailler sur ce document, tableur ou texte, et le modifier en direct, sans avoir à le télécharger. Un vrai travail collectif.
Un gestionnaire de tâche travailler sur des projets
Enfin, ce type d’outil doit permettre de gérer des tâches, individuelles ou collectives. Elles pourront être planifiées, complétées et clôturées. Une véritable To-Do list pour toute l’équipe. Certaines vont permettre de travailler en temps réel sur les mêmes projets, sous forme de diagramme de GANTT, par exemple.
Quels sont les meilleurs logiciels et applications de travail collaboratif?
Ces outils de travail collectif sont des outils en ligne. Ces services sont accessibles via Desktop, tablette et Smartphone.
Asana
Asana est une application très populaire. Sa gratuité jusqu’à 15 collaborateurs y est sans doute pour quelque chose. Cette application, disponible sous Android et IOS, offre plusieurs fonctionnalités indispensables et bien présentées. L’application est fluide et répondra à de nombreux besoins. Si Asana ne propose pas tous les services vus plus haut, l’app. Se connecte à de nombreux services comme les outils Google, ZHOHO, Trello, Evernote ou encore DropBox, par exemple. Au-delà, Asana permet de Planifier et organiser votre travail en définissant des priorités et des délais. L’application permet de partager des informations et d’attribuer des tâches, tout cela depuis un seul endroit.
Slack
L’application phare est sans aucun doute Slack. Slack a trouvé sa place dans de très nombreuses entreprises. Contrairement à Asana, Slack s’articule autour d’une messagerie. Cette messagerie permet d’échanger sur différents projets avec différentes équipes. Ces conversations sont organisées par chaines, dans lesquelles vous pouvez partager du texte, des liens de documents. Le tout par chat et vidéo. Comme Asana, l’application peut se connecter à de très nombreux outils. Une version gratuite permet de se donner une excellente idée des capacités de l’outil, en intégrant jusqu’à 10 autres applications.
Microsoft Team
La troisième application de la sélection est l’application Microsoft Team. Cette dernière apporte, elle aussi, de très nombreuses fonctions de communication autour d’un projet équipe. Elle permet de partager des dossiers et d’organiser des réunions audio ou vidéo. Elle se connecte à des très nombreuses solutions, dont les services maisons de messagerie et de cloud.
Microsoft propose une version gratuite de son service. L’application est propre, épurée et très fluide. Ceux qui aiment le style de Microsoft ne seront pas perdus.
Ces trois solutions sont loin d’être les seules. Il existe un très grand nombre de solutions. Mais dans tous les cas, quand vous ferez votre choix, pensez à vérifier qu’elles ont toutes les fonctions vues plus haut. Et vous, qu’utilisez vous comme solution de travail collaboratif ?
Whaller
Whaller est un solution française qui fonctionne comme un réseau social d’entreprise. Si sa fonction première est une fonction de communication, elle offre plusieurs services très intéressants. Disponible sous forme d’application et dans un navigateur, vous pourrez échanger des notes, des documents et vidéo, créer des tâches collectives et travailler sur des tableurs et autres documents textes en direct. Enfin, une messagerie vous permettra d’échanger avec chaque collaborateur.
TalkSpirit
Talkspirit est une autre plateforme de travail collaboratif française. cet outil est sans doute un des plus performant disponible sur le marché actuellement. Disponible sur tous les supports, TalkSpirit s’adresse surtout aux PME et grands groupes. Il propose tout ce dont une organisation a besoin: réseau social interne, outil de travail collaboratif, visio-conférence et tableau de bord interactif.
La plateforme embarque aussi une suite bureautique et permet de classer des documents de tout format. Enfin, son système de visio-conférence est très bien développé.