Chef de projet : quel outil d’organisation des tâches utiliser ?

La gestion de projet est une mission spécifique, dans une entreprise. On ne manage pas un projet comme on manage son activité, au quotidien. Les attendus ne sont pas les mêmes et la coordination des équipes est complètement différente. Gérer un projet, c’est avoir le bon outil d’organisation des tâches pour le coordonner, et avoir la bonne méthode de travail. Voyons cela ensemble.

Avant d’aller plus loin sur la méthode et les outils, revenons sur la notion de projet. De quoi parlons-nous ? En effet, dans une entité commerciale, ou de production, la vie n’est pas un long fleuve tranquille, et heureusement. Si le management du quotidien s’effectue par des managers opérationnels, comme pour le management commercial ou marketing, certaines missions demandent des compétences et une organisation spécifique. C’est le cas, entre autres, lorsque qu’un projet est étudié et mis en place. Par projet, nous entendons toute mission temporaire de création d’un événement, comme un salon, ou de création, comme la mise en place d’un nouveau service.

Dans ce cas, nous allons devoir planifier des tâches, nommer un chef de projet, une personne qui va encadrer, coordonner et suivre ce projet. Et cette gestion de projet demande méthode et outils spécifiques

Quels sont les missions d’un chef de projet ?

Avant de parler d’outil d’organisation des tâches, parlons de la méthode. Un chef de projet a plusieurs missions, et dois donc planifier les tâches ainsi que distribuer plusieurs tâches à des équipes différentes. Son métier est différent d’un ou une manager d’équipe, puisqu’il doit planifier des tâches différentes, en même temps. C’est pourquoi suivre l’avancée des projets est une mission importante pour le chef de projet. Cela va conditionner leur réussite ou leur échec. Voyons cela ensemble

Coordonner les différentes tâches

Pour commencer, le, ou la, chef de projet va devoir coordonner différentes tâches et missions. Cette étape est importante puisque chaque mission peut être interdépendante l’une de l’autre. Surtout, certaines tâches vont devoir être effectuée dans un délai précis, et sur une durée très limitée. Un retard sur une tâche peut donc avoir des conséquences sur les autres, et sur le respect du cahier des charges du projet.

La construction d’un projet passe donc par 6 étapes :

  • Définir les objectifs du projet
  • Définir chaque tâche
  • Trouver les compétences clé, nécessaires à la réalisation de ces tâches
  • Estimer le temps de réalisation de chaque tâche
  • Déterminer la succession, et la simultanéité, de chaque tâche
  • Planifier les tâches
  • Élaborer un calendrier

Manager de façon transversale

La grande problématique d’un ou une manager de projet est la coordination d’équipes parfois très différentes. En effet, un manager commercial va s’occuper de ses commerciaux. Ils ont tous la même activité, la même mission, voire les mêmes valeurs. Ils connaissent leur travail et celui de leurs collègues.

De son côté, le chef de projet va travailler avec plusieurs services. Et cela change tout. Cela demande de manager de façon transversale, avec des équipes qui ont, de leur côté, parfois des priorités parallèles. Imaginons un projet d’ouverture de magasin. Le chef de projet devra travailler avec :

  • Des équipes RH
  • Des équipes des services de gestion
  • Des équipes des services d’approvisionnement
  • Des équipes du marketing

Concrètement, cela veut dire travailler avec d’autres managers, pour qui le projet n’est pas toujours la priorité. Ce management transversal demande donc une très bonne communication.

Assurer le suivi du projet

Enfin, le troisième impératif du chef de projet est de respecter les délais. Déjà, si les deux points prétendants ont été bien travaillés, le risque de retard est fortement réduit. Ceci dit, le suivi de projet est très important, car la vérité du terrain est souvent différente de la théorie.

Le chef de projet doit pouvoir suivre son dossier à tout instant, en ayant une connaissance précise de l’état d’avancement de chaque tâche.

Les outils d’organisation des tâches

Contrairement à ce que l’on peut parfois entendre, les meilleurs outils, pour gérer un projet, ne sont pas toujours les outils les plus complets. En effet, certains outils, comme Notion, sont considérés comme de formidables boites à outils de gestion de tâches et planification de projets. Or, ces outils sont tellement complets qu’ils nous font perdre du temps. L’idéal est alors de ce concentrer sur des outils qui font une chose, mais le font bien. Les outils de suivi de projet sont souvent issus de méthodes de gestion de projet déjà existantes comme la diagramme de Gantt, la méthode PERT ainsi que la méthode MPM.

Les outils de productivité

Un outil de productivité va permettre de publier, et surtout de partager différents documents liés à u projet. Il va faciliter la communication et le partage de l’information. C’est un outil indispensable à la gestion de projet. Les plus connus sont les workspaces comme :

  • Infomaniak
  • Slake
  • Talkspirit

Les outils de cadrage

Le cadrage est l’architecture du projet. C’est cette étape qui va donner la bonne direction de celui-ci, en spécifiant tous les détails du projet. On parle généralement de note de cadrage. Pour cela, nous allons utiliser des outils ; plutôt classique :

  • Suite Office
  • Canva

Les outils de conception

Les outils de conception sont les outils regroupant les différentes étapes du projet, de façon pus globale. C’est ici que nous allons retrouver des outils très complets comme Notion

Les outils de suivi de projet

Les outils de suivi de projet sont les outils que le chef de projet aura tout le temps avec lui. Ils prennent différentes formes, du diagramme de Gantt à la méthode Kanban. Les outils les plus connus sont :

  • Trello
  • Mindview
  • GanttProject