Quel logiciel de facturation utiliser?

Un logiciel de facturation est un outil qui accompagne l’entrepreneur au quotidien. Que doit proposer le logiciel idéal et quelles sont les meilleures solutions?

Au-delà du cadre légal, les logiciels de facturation simplifient grandement le quotidien des entrepreneurs indépendants. Aujourd’hui, certains logiciels vont beaucoup plus loin que la simple édition d’un devis ou d’une facture. Ils vont permettre, par exemple, d’effectuer un véritable suivi de votre activité.

Un indépendant, qu’il soit micro-entrepreneur ou autres, a souvent peu de temps à consacrer à sa facturation ou l’établissement de devis. Cela semble surprenant, sachant que c’est l’objectif final de votre activité, mais c’est comme cela depuis la nuit des temps. Vous avez beau vous dire que vous devez vous poser pour faire un peu de comptabilité ou de suivi financier et… vous le faites trop rarement. Ce n’est pas pour rien qu’il fut une époque ou le conjoint collaborateur d’un artisan consacrait son temps à cette tâche.

Aujourd’hui, le digital et le numérique permettent de simplifier de très nombreuses démarches. Parmi elles l’établissement de devis, la facturation et bien plus de choses encore. Une simple recherche sur un moteur de recherche permet de se rendre compte que le marché du logiciel de facturation est en plein essor et les solutions proposées sont nombreuses. Alors comment choisir son logiciel ?

Les fonctions indispensables d’un logiciel de facturation

Etablissement de devis et factures

Bien évidemment, un logiciel doit pouvoir vous permettre de créer vos devis. L’idéal est de pouvoir utiliser votre service de devis sur PC et sur Smartphone ou tablette. Cela vous permet du gagner du temps et de créer vos devis en direct ou en déplacement. Vos devis pourront ensuite être transformés en factures numérotées.

L’idéal est que votre logiciel gère l’envoi des devis et des factures. Plus besoin d’imprimer en PDF, d’ouvrir son logiciel mail et de chercher le destinataire et de taper le mail. Tout est déjà préenregistré.

Automatisation des données

Dans l’idée de gagner du temps et de se simplifier la vie, un logiciel de facturation doit vous permettre de préenregistrer de nombreuses données. Bien évidemment, vous pourrez enregistrer vos produits et services. Vous pourrez y indiquer le tarif, le cout horaire,… Si vous travaillez régulièrement avec les mêmes clients, pouvoir les enregistrer pour des facturations régulières est un gros avantage.

Suivi des clients

Enfin un logiciel de facturation digne de ce nom doit être capable de gérer le suivi des encaissements. En effet, plusieurs logiciels vous permettent d’enregistrer un délai de paiement (immédiat ou 30 jours) et de vous alerter des retards de paiement. Soit vous relancez le client, soit le logiciel est formaté pour envoyer une relance automatiquement.

Les options supplémentaires facilitent la vie de l’entrepreneur

Les fonctions ci-dessus sont proposées par la grande majorité des logiciels de facturation proposés aujourd’hui. D’autres logiciels vont, cependant, beaucoup plus loin. Ils vous permettent de répondre à certaines obligations légales ou de simplifier la gestion de votre activité. Quelques services sont très intéressants.

Registre de ventes et des achats

Les micro-entrepreneurs ont l’obligation légale de tenir un journal des ventes, voire un journal des dépenses. Ce journal consiste à reprendre l’historique de vos factures avec le montant, le mode de règlement et la date. Certains logiciels vont automatiser cette opération et reprendre toutes vos facturations pour répondre à cette obligation. Vous pourrez même rajouter des opérations et vos charges diverses.

Synchronisation avec votre banque

Pour rester dans cet esprit de comptabilité, d’autres logiciels vont se synchroniser avec votre banque. Ils vont reprendre vos opérations bancaires, les analyser et transformer ces informations en suivi comptable. Certaines noébanques pour professionnels proposent ces services en partenariat avec des logiciels.

Stockage des documents

Il n’est pas toujours évident de classer ces factures fournisseurs et autres justificatifs divers. Les laisser sur un ordinateur peut être dangereux, si celui-ci vous lâche. Il est conseillé d’utiliser un disque dur externe ou un Cloud, ces services de stockage en ligne. Certains logiciels de facturation vous proposent ce type de services. Ils vous permettent de stocker tous vos documents liés à votre activité dans un même service.

Paiement en ligne

Enfin, le top du top en matière de service de facturation est la possibilité de proposer le paiement en ligne. Certains logiciels proposent d’envoyer un mail à votre client qui pourra vous payer par carte bancaire, directement en ligne, via leurs serveurs. Ce type de services est un véritable gain de temps et simplifie beaucoup vos encaissements. Vous évitez les chèques et les délais de virement parfois assez long suivant les banques.

4 logiciels de facturation pour micro-entrepreneur

Tiime AE

Voici un logiciel vraiment très intéressant. Tiime est une start-Up française qui propose ne application de facturation pour mobile, simple et intuitif. En parallèle, elle propose Tiime AE, un logiciel, conçu spécifiquement pour les micro-entrepreneurs. Vous pouvez créer et personnaliser vos devis, factures et bons de commande puis les envoyer par mail. Vous bénéficiez d’un suivi des règlements. Dans le même temps, toutes les facturations sont enregistrées dans un registre des recettes et des dépenses. Registre que vous pouvez compléter avec des opérations externes. Ce registre se transforme en journal des ventes, en cas de contrôle. Enfin, il vous accompagne dans le règlement de vos cotisations URSAFF. Le logiciel est gratuit.

Henrri

Le logiciel de facturation Henrri est distribué par la société d’accompagnement des dirigeant Rivalis. Le logiciel propose un design épuré et moderne. Au-delà des services indispensables, il propose d’enregistrer votre catalogue de prestations ou de produits, afin de faciliter vos créations de devis ou factures. Il permet aussi de suivre l’état de vos encaissements. Le logiciel est gratuit et propose plus de 40 modules.

Zervant

Zervant est un logiciel finlandais. La société, créée en 2010, à ouvert un bureau à Paris. Si Zervant propose un forfait gratuit pour les services de base de la facturation, le modèle économique du logiciel est bien un modèle payant. En échange, Zervant propose des options très intéressantes comme le paiement en ligne, la E-facture, la gestion des factures récurrentes. Bien évidemment, vous pouvez sauvegarder tous vos clients, services et produits dans une base de données. Mais le logiciel se différencie par un service de gestion du temps travaillé, qui permet de facturer vos heures précédemment sur chaque projet. Enfin Zervanbt propose une solution de trésorerie sous forme d’avance sur factures. Les tarifs vont de 8 à 35 euros par mois.

Sinao

Sinao est une société grenobloise créée en 2015. Elle aussi repose sur un modèle payant. Les offres vont de 7,50 à 36 euros HT par mois, suivant les options. Le forfait de base propose d’émettre un nombre illimité de devis et factures. Le logiciel va gérer l’envoie la transformation en facture et le suivi des encaissements. Dans le même temps, Sinao vous propose de synchroniser vos comptes bancaires pour que les transactions transitent automatiquement dans Sinao. Le logiciel permet aussi de gérer vos prestations, votre catalogue, les stocks ainsi que vos clients. Le forfait intermédiaire permet de gérer les dépenses de votre activité.

Facture et réglementation

Une facture, pour être considérée comme telle, doit :

  • comporter des mentions obligatoires telles que la date de l’émission de la facture, l’adresse des parties, leur adresse de facturation si elle est différente,
  • Etre rédigée en français (elle peut être rédigée dans une langue étrangère dans le cadre d’une relation entre professionnels français et étrangers. Dans ce cas, l’administration peut en exiger la traduction certifiée par un traducteur juré, pour contrôle),
  • Etre établie en 2 exemplaires, l’original étant conservé par le client.

Elle peut être délivrée sous forme papier ou électronique sous certaines conditions. Tout manquement à l’obligation de facturation entre professionnels est puni d’une amende administrative. Son montant ne peut pas dépasser 75 000  € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale.

Les mentions légales présentes sur une facture

  • Date de l’émission de la facture
  • Numérotation de la facture
  • Date de la vente ou de la prestation de service
  • Identité de l’acheteur
  • Identité du vendeur ou prestataire
  • Numéro du bon de commande
  • Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel
  • Désignation du produit ou de la prestation
  • Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni
  • Prix catalogue
  • Majoration éventuelle de prix
  • Taux de TVA applicable
  • Réduction de prix
  • Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
  • Date à laquelle le règlement doit intervenir

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