Vous souhaitez développer votre entreprise ? La priorité ne se trouve peut-être pas au niveau de vos équipes marketing, mais plutôt au sein du pilotage de votre structure toute entière. Utiliser des bons outils de gestion est en effet indispensable pour le succès de votre entreprise… à condition d’avoir une bonne communication d’informations entre vos différents services. Ainsi, la mise en place d’un logiciel ERP peut être la prochaine étape pour augmenter votre rentabilité.
Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ? Pourquoi mettre en place une solution ERP dans une entreprise ? Quelles sont les différentes fonctionnalités d’un logiciel ERP ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le futur atout de votre succès.
Logiciel ERP : qu’est-ce que c’est ?
« ERP » signifie « Enterprise Ressource Planning ». En français, cette appellation a été traduite par l’acronyme PGI pour « Progiciel de Gestion Intégré ». En pratique, un logiciel ERP est donc un système regroupant plusieurs modules de gestion afin de gérer l’ensemble des informations (base de données unique) et processus opérationnels d’une entreprise. Centralisation et automatisation sont les fondements de ce type de système de gestion.
Plus qu’un simple logiciel de gestion, un logiciel ERP est ainsi un espace unique permettant de centraliser de nombreuses informations essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise sur l’ensemble de son cycle de production :
- Gestion commerciale : gestion de ventes, CRM, amélioration de l’expérience d’achat (personnalisation), limitation des risques de fraudes… ;
- Gestion comptable : comptabilité générale et analytique, traçabilité des données, budget et trésorerie, mise en conformité réglementaire, contrôle de gestion, automatisation des flux… ;
- Gestion financière : réduction de la saisie manuelle (automatisation de tâches), tableau de bord global ;
- Gestion des stocks : logistique, entrepôt, transport… ;
- Services après-ventes ;
- Gestion des ressources humaines : congés et paie des employés, notes de frais, recrutement, suivi de performances, formation… ;
- Gestion de production (fabrication, chaîne d’approvisionnement, etc.) : étude des procédés, identification des points faibles, suggestion d’améliorations…
Le logiciel ERP est un moyen d’avoir une vision unifiée de tous les aspects de l’entreprise pour faciliter son pilotage.
Avantages logiciel ERP : pourquoi mettre en place un logiciel PGI dans votre entreprise ?
Le logiciel ERP est un outil de la transformation digitale de votre entreprise. En effet, ce type de système vise à connecter les différentes fonctions d’une structure ainsi que centraliser et standardiser les informations (processus, données transactionnelles…) pour augmenter la performance et la rentabilité de l’entreprise.
Plusieurs avantages découlent ainsi de l’utilisation d’un logiciel ERP :
- Optimisation des processus ;
- Amélioration de la communication interne et externe : résolution d’éventuels dysfonctionnements internes ;
- Innovation facilitée et amélioration des performances opérationnelles : l’intelligence artificielle intégrée du logiciel ERP améliore les prises de décision tout en suggérant des améliorations et des opportunités à saisir ;
- Amélioration de la productivité : diminution de la perte de temps globale à l’échelle de l’entreprise grâce à une meilleure visibilité et flexibilité ;
- Unification et sécurisation des données en temps réel : homogénéisation du système d’information de l’entreprise ;
- Optimisation de la chaîne de production : réduction des délais ;
- Amélioration de la qualité de l’offre : traçabilité, meilleur contrôle, etc. ;
- Réduction des coûts ;
- Amélioration de la satisfaction client.
Avec le développement continuel des technologies, les logiciels ERP améliorent leurs performances pour proposer une solution logicielle de plus en plus complète.
Quand adopter un logiciel ERP ?
De la start-up au groupe industriel international, un logiciel ERP peut répondre à vos besoins à condition qu’il soit correctement dimensionné pour votre entreprise (taille, chiffre d’affaires, filiales, projections, coût, usage…).
Plusieurs signes peuvent par ailleurs vous alerter sur la nécessité de mettre en place un logiciel ERP dans votre entreprise :
- Les dysfonctionnements internes se multiplient : les systèmes que vous utilisez ne fonctionnent pas correctement ensemble (ralentissement du processus) ;
- Vous multipliez le nombre d’outils de gestion pour les différents services de votre entreprise ;
- Vos employés perdent un temps trop conséquent dans la communication au quotidien ;
- Vous constatez que vos équipes ne parviennent pas à répondre aux attentes de vos clients ;
- Vous cherchez à davantage développer votre structure.
Quelles sont les différentes fonctionnalités d’un logiciel ERP ?
En tant qu’élément central du fonctionnement de votre entreprise, un logiciel ERP se doit de présenter un certain nombre de fonctionnalités.
Selon les éditeurs ERP, vous pourrez ainsi retrouver différentes fonctions :
- Automatisation des tâches dans plusieurs services (facturation, finances, opérations, chaîne d’approvisionnement…) ;
- Accès en ligne : une solution SaaS vous permettra d’accéder à votre solution logicielle ERP via le cloud. Tout est stocké sur des serveurs externes et aucune installation de logiciel n’est nécessaire ;
- Fonctionnement en temps réel ;
- Rapport et analyse : un logiciel ERP qui fournit des tableaux de bord complets et pertinents pourra vous aider à améliorer les performances de votre entreprise (prise de décision améliorée grâce au business intelligence) ;
- Ergonomie de l’interface : un ERP sera accessible et utilisé par un grand nombre de collaborateurs. Une interface intuitive est une fonctionnalité importante pour faciliter l’utilisation du logiciel ;
- Intégration des plateformes que vous utilisez au quotidien dans votre entreprise ;
- Compatibilité avec différents supports (ordinateur, tablette, smartphone…) et systèmes d’exploitation (Windows, Apple, Linux) ;
- Personnalisation : le logiciel ERP peut être modifié pour répondre à l’évolution de vos demandes (logiciel open source) ;
- Modularité : modules spécifiques à plusieurs services de l’entreprise.
Comment choisir le logiciel ERP idéal pour son entreprise ?
Le choix de votre logiciel ERP n’est pas une décision à prendre à la légère. En effet, celui-ci va véritablement agir sur votre organisation interne et il est important de choisir une solution adaptée à ses besoins afin de ne pas sous ou sur-dimensionner cet outil.
Ainsi, le choix de votre logiciel ERP doit débuter par établir un cahier des charges précis (périmètre fonctionnel) de ce que vous souhaitez pour votre outil de gestion. Cela vous aidera à mettre en évidence les fonctionnalités spécifique​​s indispensables qu’un logiciel ERP doit remplir pour votre entreprise.
Ensuite, plusieurs critères seront importants pour arrêter votre choix :
- L’agilité du système et sa capacité d’intégration : la flexibilité et l’adaptabilité du logiciel sont essentielles pour mener à bien un projet sur la durée (accompagnement de la croissance de l’entreprise) ;
- Un éditeur ERP spécialisé dans votre secteur d’activité plutôt que généraliste ;
- L’ergonomie du logiciel : un logiciel ERP est mis en place pour vous faire gagner du temps. Ce temps gagné ne doit pas être alloué à rattraper une mauvaise interface utilisateur ;
- L’accompagnement : disponibilité et qualité du support, implémentation, documentation en ligne, mises à jour, conseil… ;
- Le prix de la solution ERP : comparez les offres et leur ROI tout en estimant les coûts liés à la mise en place de l’ERP (licences, déploiement, maintenance, investissements matériels éventuels, bases de données payantes, achat de modules…) avant de faire votre choix. Des compromis devront éventuellement être faits entre couverture fonctionnelle et prix du logiciel ERP.
Comment choisir l’ERP le plus adapté ?
L’utilisation d’un progiciel de gestion intégré est aujourd’hui très courante, dans le monde de l’entreprise. Pour quelles raisons ? D’abord parce qu’un tel logiciel peut être adapté à toute entreprise, quelle que soit sa taille, son fonctionnement et ses besoins. Il s’agit d’un programme qui peut être entièrement personnalisé, en fonction du secteur d’activités de la société, mais aussi de son marché et de sa manière propre de l’aborder. Chacune des personnes qui l’utilisent a donc à sa disposition un outil de travail qui lui permet de réaliser ses tâches quotidiennes et de partager des données avec celles qui, autour d’elle, sont concernées. De plus l’ergonomie est au centre du développement des ERP d’aujourd’hui, ils doivent être simples à prendre en main, de manière à ce que tout le monde puisse les utiliser, quel que soit le service dans lequel on travaille et quel que soit le nombre d’actions que l’on doit réaliser avec lui. Alors, avant de choisir son erppour son entreprise, il convient de se poser la question de savoir qui va l’utiliser au quotidien, pour réaliser quelles tâches, afin de communiquer quelles informations d’importance à qui…