La gestion de la comptabilité occupe une place importante dans le fonctionnement de toute entreprise. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les TPE ont également besoin d’outils à la pointe de la technologie pour gérer leurs comptes. Quelles sont les fonctionnalités de base d’un logiciel de gestion de comptabilité pour TPE ? Les petites entreprises peuvent-elles se passer de cet outil ? Que dit la loi au sujet des solutions informatiques d’aide à la gestion comptable ? Finanpole apporte des réponses dans ce guide complet du logiciel de comptabilité pour les petites entreprises.
Quelles fonctions pour un logiciel de comptabilité et de gestion ?
On trouve actuellement sur le marché une multitude de logiciels de comptabilité qui sont proposés aux entreprises selon leur taille ( TPE, PME,…), leur secteur d’activité ( services, commerce, artisanat,…) et leurs besoins spécifiques. Le mode de fonctionnement et les modalités d’utilisation, de ces solutions comptables, peuvent donc varier d’un éditeur à l’autre. Il existe cependant certaines fonctionnalités essentielles que tous les bons logiciels de comptabilité et de gestion possèdent :
- gestion des journaux et écritures comptables et des comptes généraux,
- lettrage des comptes de tiers,
- gestion des comptes généraux,
- importation et exportation de données,
- sauvegarde des données,
- rapprochement bancaire
- intégration de données bancaires,
- facturations.
- gestion des utilisateurs
Toutes ces fonctionnalités sont d’une importance vitale pour l’entreprise au quotidien.
Les PRINCIPALES FONCTIONS D’Un LOGICIEL DE COMPTABILITè
La gestion des comptes généraux et des journaux comptables
Les meilleurs logiciels de comptabilité et de gestion permettent aux entreprises de pouvoir modifier les comptes généraux de base et d’en créer d’autres pour leurs besoins. Elles peuvent en faire autant pour les comptes auxiliaires. La création de journaux de trésorerie, d’achat, de vente et de journaux d’enregistrement d’autres écritures est également possible avec un bon logiciel de comptabilité et de gestion.
L’importation et l’exportation de données
L’une des caractéristiques d’un bon logiciel de comptabilité et de gestion est la possibilité qu’elle offre à l’entreprise d’importer et d’exporter des données. C’est très important pour simplifier les échanges lorsque l’entreprise doit travailler avec un expert-comptable prestataire, mais aussi pour faciliter le changement d’écosystème informatique lorsqu’elle doit passer à un autre logiciel de comptabilité. Le format d’exportation doit être pris en charge par la majorité des solutions de comptabilité disponibles sur le marché. Pour l’importation de données, il est aussi important que le logiciel de comptabilité soit compatible avec les fichiers au format Excel ou Texte.
Le lettrage des comptes de tiers
Un logiciel de comptabilité complet doit être en mesure de faire le lettrage des comptes tiers, c’est-à-dire permettre un rapprochement des montants. Par exemple, l’entreprise peut utiliser son logiciel de comptabilité pour associer une créance sur un client à une dette d’un fournisseur. Tous les mouvements de comptabilité sont ainsi lettrés et les informations sont facilement traçables dans l’interface du logiciel de comptabilité.
Intégration de données bancaires
Les meilleurs logiciels de gestion de comptabilité acceptent l’intégration de données bancaires. Les informations disponibles sur les relevés bancaires de l’entreprise peuvent ainsi être automatiquement transférées en comptabilité. L’expert-comptable gagner ainsi un temps précieux. Cela améliore également la traçabilité des opérations que réalise au quotidien l’entreprise dans le cadre de son activité.
Sauvegarde des données
La sauvegarde des données est une fonctionnalité indispensable d’un logiciel de comptabilité et de gestion. L’outil doit permettre à l’entreprise de restaurer les sauvegardes de données comptables stockées au fil du temps en cas de problème. La possibilité de dupliquer les sauvegardes et de les exporter vers un emplacement externe sécurisé est aussi un atout pour l’entreprise.
Générations de factures et de devis
Un bon logiciel de comptabilité et de gestion permet à l’entreprise de réaliser ses devis et factures à partir de modèles prédéfinis. Les devis peuvent facilement être transformés en factures en un clic. La déclaration en ligne de la TVA est également simplifiée avec un outil de gestion comptable aux fonctionnalités complètes.
Autres fonctionnalités pratiques d’un logiciel de comptabilité
La fonctionnalité d’importation des données issues de la gestion commerciale est également très utile pour les entreprises comme les PME qui génèrent un nombre limité de factures clients.
Les meilleurs logiciels de comptabilité ont également de nombreuses autres fonctionnalités pratiques qui peuvent être utiles pour une petite entreprise :
Gestion analytique et budgétaire
Télédéclaration de la liasse fiscale
Gestion des immobilisations
Edition des comptes annuels de l’entreprise
Comparateur de logiciels de comptabilité en ligne
Vous retrouverez, ci-dessous, un comparatif de différents outils comptables pour les petites entreprises et travailleurs indépendants, ainsi que notre avis sur ces logiciels en ligne et enfin leur prix.
Options |  |  | |  |  |  |  |
Enregistrement comptable | |||||||
Déclarations fiscales | |||||||
Prévisonnels | |||||||
déclaration de TVA | |||||||
Bilan | |||||||
Compte de Résultat | |||||||
PV d'AG | |||||||
Transmission liasse fiscale | |||||||
Fiche de paie dirigeant | |||||||
Connexion banque pro | |||||||
Devis & facturation | |||||||
Pilotage | |||||||
Hébergement de données | |||||||
Import/Export des données | |||||||
Tarif mensuel HT | 10€ | 20€ | 49€ | 25€ | 49€ | 50€ | 34 |
Plus d'infos |
Logiciel de comptabilité en ligne : que disent la réglementation et la loi ?
La loi n’oblige pas explicitement les entreprises à utiliser un logiciel de comptabilité et de gestion ou un logiciel de caisse et de facturation. Avec la réforme du 1er janvier 2020, il est cependant de plus en plus important pour les entreprises de se doter d’un système de gestion de comptabilité en ligne. Cette réforme porte sur l’obligation de facture électronique en vigueur depuis le 1er janvier 2020 (pour les prestataires qui vendent des biens et services aux organismes publics).
De plus, l’importance que revêt la bonne gestion de la comptabilité dans le fonctionnement optimal d’une entreprise rend presque obligatoire l’utilisation d’un logiciel de comptabilité. Pour certaines catégories d’activité (les commerçants par exemple), la tenue d’une comptabilité régulière fait partie des obligations imposées par la loi (le Code du commerce). Même si les TPE ne sont pas concernés par cette obligation, elles ont ainsi tout intérêt à se doter d’une solution informatique pour simplifier la gestion de leur comptabilité.
Si une micro-entreprise décide d’utiliser un logiciel de facturation ou de caisse, la réglementation exige que celui-ci soit conforme à des normes d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Cette obligation devait également s’appliquer aux logiciels de comptabilité et de gestion à partir de 2018, mais la mesure a finalement été supprimée. Les TPE sont donc libres de faire le choix d’un logiciel de comptabilité et de gestion qui leur convient. Puisque les données comptables sont le plus souvent sensibles, un accent particulier doit être mis sur la sécurité lors du choix. Ce dernier peut notamment porter sur des solutions de gestion comptable en ligne de type Saas.
Quelles caractéristiques pour un logiciel de comptabilité en ligne d’une TPE ?
Contrairement à une grande société, une micro-entreprise a un rythme d’activité modéré. Elle bénéficie également de réglementations souples en ce qui concerne la gestion de sa comptabilité et ses obligations fiscales. Pour cela, certaines fonctionnalités des logiciels de comptabilité classiques ne sont pas utiles pour une telle entreprise. Une TPE a essentiellement besoin des fonctionnalités suivantes :
- réalisation de devis et de factures avec possibilité d’envoi par mail,
- intégration automatique des factures dans la comptabilité de l’entreprise,
- intégration de données bancaires pour une meilleure traçabilité des opérations,
- tableau de bord pour la gestion budgétaire,
- lettrage débit/crédit (ou rapprochement facture paiement).
Les logiciels de gestion comptable et de facturation qu’utilisent les micro-entrepreneurs sont pour la plupart des solutions en ligne, avec des données hébergées sur le cloud et pouvant être consultés de façon permanente et illimitée.
Logiciel de comptabilité : peut-on se passer d’un expert ?
La gestion de la comptabilité d’une TPE est relativement simple. Avoir un comptable exclusivement dédié à cela au sein de l’entreprise n’est donc pas vraiment une bonne idée. L’utilisation d’un logiciel en ligne ou sur le cloud ne remplace cependant aucunement l’expertise d’un comptable. Il s’agit simplement d’un outil qui facilite le travail de comptabilité et permet de dématérialiser un certain nombre d’opérations que doit réaliser l’entreprise.
La TPE ou la micro-entreprise pourra périodiquement faire appel à un expert-comptable pour l’établissement et la révision des comptes annuels, l’assistance pour les déclarations fiscales ou pour un audit contractuel. Le gérant de l’entreprise peut également s’occuper de toutes ces missions s’il possède une bonne base en comptabilité. Cela reste tout de même une option risquée. L’expertise d’un comptable reste donc tout de même toujours fortement appréciée.