Quel logiciel de comptabilité en ligne choisir pour sa petite entreprise?

La gestion de la comptabilité occupe une place importante dans le fonctionnement de toute entreprise. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les TPE ont également besoin d’outils à la pointe de la technologie pour gérer leurs comptes. Quelles sont les fonctionnalités de base d’un logiciel de gestion de comptabilité pour TPE ? Les petites entreprises peuvent-elles se passer de cet outil ? Que dit la loi au sujet des solutions informatiques d’aide à la gestion comptable ? Le Volontaire apporte des réponses dans ce guide complet du logiciel de comptabilité pour les petites entreprises.

Quelles fonctions pour un logiciel de comptabilité et de gestion ?

On trouve actuellement sur le marché une multitude de logiciels de comptabilité qui sont proposés aux entreprises selon leur taille, leur secteur d’activité et leurs besoins spécifiques. Le mode de fonctionnement et les modalités d’utilisation peuvent donc varier d’un éditeur à l’autre. Il existe cependant certaines fonctionnalités essentielles que tous les bons logiciels de comptabilité et de gestion possèdent :

  • gestion des journaux comptables et des comptes généraux,
  • lettrage des comptes de tiers,
  • gestion des comptes généraux,
  • importation et exportation de données,
  • sauvegarde des données,
  • intégration de données bancaires,
  • facturations.

Toutes ces fonctionnalités sont d’une importance vitale pour l’entreprise au quotidien.

La gestion des comptes généraux et des journaux comptables

Les meilleurs logiciels de comptabilité et de gestion permettent aux entreprises de pouvoir modifier les comptes généraux de base et d’en créer d’autres pour leurs besoins. Elles peuvent en faire autant pour les comptes auxiliaires. La création de journaux de trésorerie, d’achat, de vente et de journaux d’enregistrement d’autres écritures est également possible avec un bon logiciel de comptabilité et de gestion.

Le lettrage des comptes de tiers

Un logiciel de comptabilité complet doit être en mesure de faire le lettrage des comptes tiers, c’est-à-dire permettre un rapprochement des montants. Par exemple, l’entreprise peut utiliser son logiciel de comptabilité pour associer une créance sur un client à une dette d’un fournisseur. Tous les mouvements de comptabilité sont ainsi lettrés et les informations sont facilement traçables dans l’interface du logiciel de comptabilité.

L’importation et exportation de données

L’une des caractéristiques d’un bon logiciel de comptabilité et de gestion est la possibilité qu’elle offre à l’entreprise d’importer et d’exporter des données. C’est très important pour simplifier les échanges lorsque l’entreprise doit travailler avec un expert-comptable prestataire, mais aussi pour faciliter le changement d’écosystème informatique lorsqu’elle doit passer à un autre logiciel de comptabilité. Le format d’exportation doit être pris en charge par la majorité des solutions de comptabilité disponibles sur le marché. Pour l’importation de données, il est aussi important que le logiciel de comptabilité soit compatible avec les fichiers au format Excel ou Texte.

Sauvegarde des données

La sauvegarde des données est une fonctionnalité indispensable d’un logiciel de comptabilité et de gestion. L’outil doit permettre à l’entreprise de restaurer les sauvegardes de données comptables stockées au fil du temps en cas de problème. La possibilité de dupliquer les sauvegardes et de les exporter vers un emplacement externe sécurisé est aussi un atout pour l’entreprise.

Intégration de données bancaires

Les meilleurs logiciels de gestion de comptabilité acceptent l’intégration de données bancaires. Les informations disponibles sur les relevés bancaires de l’entreprise peuvent ainsi être automatiquement transférées en comptabilité. L’expert-comptable gagner ainsi un temps précieux. Cela améliore également la traçabilité des opérations que réalise au quotidien l’entreprise dans le cadre de son activité.

Générations de factures et de devis

Un bon logiciel de comptabilité et de gestion permet à l’entreprise de réaliser ses devis et factures à partir de modèles prédéfinis. Les devis peuvent facilement être transformés en factures en un clic. La déclaration en ligne de la TVA est également simplifiée avec un outil de gestion comptable aux fonctionnalités complètes.

Autres fonctionnalités pratiques d’un logiciel de comptabilité

Les meilleurs logiciels de comptabilité ont également de nombreuses autres fonctionnalités pratiques qui peuvent être utiles pour une petite entreprise :

  • gestion analytique et budgétaire,
  • télédéclaration de la liasse fiscale,
  • gestion des immobilisations,
  • édition des comptes annuels de l’entreprise.

La fonctionnalité d’importation des données issues de la gestion commerciale est également très utile pour les entreprises comme les PME qui génèrent un nombre limité de factures clients.

Comparateur de logiciels de comptabilité en ligne

Options

Enregistrement comptable

Déclarations fiscales

Prévisonnels

déclaration de TVA

Bilan

Compte de Résultat

PV d'AG

Transmission liasse fiscale

Fiche de paie dirigeant

Connexion banque pro

Devis & facturation

Pilotage

Hébergement de données

Import/Export des données

Tarif mensuel HT

10€

20€

49€

25€

49€

50€

34

Plus d'infos

Logiciel de comptabilité en ligne : que disent la réglementation et la loi ?

La loi n’oblige pas explicitement les entreprises à utiliser un logiciel de comptabilité et de gestion ou un logiciel de caisse et de facturation. Avec la réforme du 1er janvier 2020, il est cependant de plus en plus important pour les entreprises de se doter d’un système de gestion de comptabilité en ligne. Cette réforme porte sur l’obligation de facture électronique en vigueur depuis le 1er janvier 2020 (pour les prestataires qui vendent des biens et services aux organismes publics).

De plus, l’importance que revêt la bonne gestion de la comptabilité dans le fonctionnement optimal d’une entreprise rend presque obligatoire l’utilisation d’un logiciel de comptabilité. Pour certaines catégories d’activité (les commerçants par exemple), la tenue d’une comptabilité régulière fait partie des obligations imposées par la loi (le Code du commerce). Même si les TPE ne sont pas concernés par cette obligation, elles ont ainsi tout intérêt à se doter d’une solution informatique pour simplifier la gestion de leur comptabilité.

Si une micro-entreprise décide d’utiliser un logiciel de facturation ou de caisse, la réglementation exige que celui-ci soit conforme à des normes d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Cette obligation devait également s’appliquer aux logiciels de comptabilité et de gestion à partir de 2018, mais la mesure a finalement été supprimée. Les TPE sont donc libres de faire le choix d’un logiciel de comptabilité et de gestion qui leur convient. Puisque les données comptables sont le plus souvent sensibles, un accent particulier doit être mis sur la sécurité lors du choix. Ce dernier peut notamment porter sur des solutions de gestion comptable en ligne de type Saas.

Quelles caractéristiques pour un logiciel de comptabilité en ligne d’une TPE ?

Contrairement à une grande société, une micro-entreprise a un rythme d’activité modéré. Elle bénéficie également de réglementations souples en ce qui concerne la gestion de sa comptabilité et ses obligations fiscales. Pour cela, certaines fonctionnalités des logiciels de comptabilité classiques ne sont pas utiles pour une telle entreprise. Une TPE a essentiellement besoin des fonctionnalités suivantes :

  • réalisation de devis et de factures avec possibilité d’envoi par mail,
  • intégration automatique des factures dans la comptabilité de l’entreprise,
  • intégration de données bancaires pour une meilleure traçabilité des opérations,
  • tableau de bord pour la gestion budgétaire,
  • lettrage débit/crédit (ou rapprochement facture paiement).

Les logiciels de gestion comptable et de facturation qu’utilisent les micro-entrepreneurs sont pour la plupart des solutions en ligne, avec des données hébergées sur le cloud et pouvant être consultés de façon permanente et illimitée.

Logiciel de comptabilité : peut-on se passer d’un expert ?

La gestion de la comptabilité d’une TPE est relativement simple. Avoir un comptable exclusivement dédié à cela au sein de l’entreprise n’est donc pas vraiment une bonne idée. L’utilisation d’un logiciel en ligne ou sur le cloud ne remplace cependant aucunement l’expertise d’un comptable. Il s’agit simplement d’un outil qui facilite le travail de comptabilité et permet de dématérialiser un certain nombre d’opérations que doit réaliser l’entreprise.

La TPE ou la micro-entreprise pourra périodiquement faire appel à un expert-comptable pour l’établissement et la révision des comptes annuels, l’assistance pour les déclarations fiscales ou pour un audit contractuel. Le gérant de l’entreprise peut également s’occuper de toutes ces missions s’il possède une bonne base en comptabilité. Cela reste tout de même une option risquée. L’expertise d’un comptable reste donc tout de même toujours fortement appréciée.