Les outils numériques permettent aux entrepreneurs, entrepreneuses, freelances et petites entreprises de gagner en productivité, dans leur quotidien. Voici 3 solutions de digital workplace qui vont vous faciliter la vie professionnelle.
Digital Workplace, ou digital workspace, est un terme de plus en plus utilisé dans le milieu professionnel. Les premiers acteurs à utiliser cette notion sont Google, avec sa suite Gmail pour pros et Outlook. Ces deux géants ont rapidement pris des places auprès des grosses entreprises. Cependant, ces deux suites ne sont pas forcément idéales pour les entrepreneurs individuels et les petites entreprises. Il existe d’autres solutions, plus complètes, voire plus simples, mais qui permettront a chacun de gérer leur quotidien en toute sécurité.
Qu’est ce qu’une Digital workplace ?
Un Digital Workplace, comme son nom l’indique, est un espace de travail digital. Cet outils n’est pas un logiciel ERP, ou un logiciel CRM. Cet espace de travail est constitué d’une suite d’outils et fonctionnalités intégrées au sein d’un même service. Ce service peut être un logiciel SaaS, ou auto-hébergé sur votre propre serveur. Cette suite d’outils doit vous permettre, via un seul accès et un seul compte, d’accéder à :
- Vos mails
- Vos documents
- Votre agenda
- Des services de partages
- Des services de communication comme des chats ou de la visioconférence
- Différents outils commerciaux marketing éventuellement
Un workplace est donc un outil qui va vous permettre d’être plus productif et plus organisé, au quotidien, mais aussi sur le long terme. Vous pourrez centraliser vos documents commerciaux, vos factures et échanges avec vos partenaires, par exemple.
Enfin, une version SaaS, vous pourrez avoir accès à tous ces services, partout avec vous : Votre ordinateur, tablette ou smartphone, sans risque de perte de vos données.
Chaque digital workplace a ses propres fonctionnalités, qui pourront être différentes de ses concurrents. Nous allons vous présenter trois services qui sont adaptés aux entrepreneurs individuels, freelances et petites entreprises.
Infomaniak, le digital Workplace suisse
Infomaniak est un hébergeur suisse créé en 1990. Celui-ci est même un des très grands acteurs du marché de l’hébergement en Europe. La société a commencé à proposer hébergements de données pour les entreprises, puis a proposé une solution d’hébergement de sites internet.
En 2020, Infomaniak a lancé Kdrive et Kmeet, des services de stockage et visioconférence. En 2021, la société va plus loin en créant un service très complet de solutions pour les professionnels. Son digital workplace, workspace Infomaniak, propose une solution très complète de solutions pour gérer votre quotidien. Une version gratuite, déjà très complète, est proposée. La solution d’Infomaniak ressemble un peu au Workspace de Google. Avec Infomaniak, vous pourrez :
- Gérer vos mails, avec un domaine offert par Infomaniak, ou votre propre Nom de domaine.
- Gérer votre agenda
- Transférer des dossiers volumineux
- Stocker et partager des documents
- Travailler en ligne sur une suite bureautique.
- Échanger avec vos clients ou partenaires, en visioconférence ou par chat.
OnlyOffice, le workplace européen
OnlyOffice est souvent vu comme l’alternative européenne, et opensource, aux GAFAM. Cette suite a été développée par la société lettone Ascensio System SIA. Cette plateforme collaborative, et digital Workplace, est effectivement très complète et se connecte avec de nombreux services. Il s’agit d’une solution SaaS ou auto-hébérgée. Grâce à cette solution, vous pourrez gérer l’ensemble de votre entreprise. OnlyOffice va même beaucoup plus loin que Gmail et autres.
En effet, ce Workplace vous permet de :
- Gérer vos mails, avec un domaine offert par OnlyOffice, ou votre propre Nom de domaine.
- Gérer votre agenda
- Stocker et partager des documents
- Travailler en ligne sur une suite bureautique.
- Créer des campagnes Emailing
- Gérer vos contacts commerciaux via un CRM
- Éditer des devis et factures.
- Gestion de programme
OnlyOffice propose une version gratuite et différentes versions payantes permettant de compléter son offre de services. Ce workplace a été choisi par de nombreux acteurs du numérique.
Talkspirit, la plateforme collaborative
Talkspirit est une solution française orientée collaboration. Par collaboration, j’entends collaboration d’équipe ou avec des partenaires. La société à l’origine de Talkspirit a été créée en 2004. En 2008, elle a lancé sa plateforme de travail collaboratif.
Ce digital workplace sera parfaitement adapté, par exemple, aux agences commerciales. Je pense, entre autres aux agences immobilières et équipes commerciales. L’idée de Talkspirit est de faciliter la communication et les échanges d’information entre les membres d’une structure et ses invités.
Talkspirit offre de nombreux services, sur PC et sur tablette ou smartphone, via une application très bien faite. Vous pourrez, entre autres :
- Échanger et partager des documents ou des informations
- Créer un réseau social
- Partager et travailler sur des documents via une suite suite office
- Stocker des documents
- Communiquer via chat, visioconférence
- Créer différents groupes
- Gérer un calendrier partagé
- Créer des sondages, des tâches,…
Talkspirit propose différents forfaits adaptés à la taille de l’équipe.
Pour résumer, ce type de workplace peut vraiment vous faciliter le quotidien. C’est à vous de découvrir ces trois solutions pour trouver la solution la plus adaptée à vos besoins et votre activité. Il existe d’autres plateformes, comme NextCloud. Mais je n’ai présenté que celles que j’ai testé.. et approuvé. Utilisez-vous d’autres services, de votre côté ?
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