Lorsque un entrepreneur ou une entrepreneuse décide de recruter de nouveaux collaborateurs, il s’agit généralement d’un investissement sur le long terme. Au delà du choix du profil idéal, il est très important de porter une attention toute particulière à l’intégration des nouvelles recrues. Voyons ensemble comment intégrer un nouvel embauché dans votre entreprise.
Le recrutement est une étape délicate dans la vie d’une entreprise. En effet, embaucher un nouveau collaborateur ou une nouvelle collaboratrice est un engagement, pour un entrepreneur ou une entrepreneuse. Lorsqu’une entreprise recrute, il s’agit de répondre à des besoins spécifiques pour accompagner le développement de celle-ci. En tant que dirigeant d’entreprise, vous recherchez des compétences particulières et des connaissances spécifiques. Trouver le bon profil est donc souvent un travail délicat et parfois long.
Mais embaucher un nouveau collaborateur est aussi un question de relations humaines. Cela va bien au-delà d’un simple CV qui répond au besoin. Il est donc très important, lorsque vous avez trouvé le candidat idéal, de bien l’intégrer dans votre entreprise. En effet, j’ai, trop souvent, vu des dirigeants ou des managers qui délaissaient cette intégration. Ces derniers se retrouvaient alors à devoir gérer une démission quelques mois plus tard. Et cela, c’est dans le meilleur des cas. Alors voyons ensemble les différentes étapes pour réussir l’intégration d’un nouvel embauché.
Préparer l’arrivée d’un nouvel embauché
La première étape dans la validation du recrutement d’un collaborateur, consiste à préparer l’accueil et l’intégration de la nouvelle recrue avant son arrivée. Cela vous semble logique, et pourtant. Nombre de dirigeants et managers, noyés dans leur quotidien, oublient cette préparation. Et je peux vous assurer que votre futur collaborateur ou collaboratrice s’en rendra compte. Et la période d’essai n’ira peut-être pas jusqu’au bout.
Préparer le contrat de travail
Le plus important est de préparer le contrat de travail de votre futur salarié. Vous devez anticiper ces démarches administratives. Si vous ne disposez pas des compétences en interne pour effectuer ce travail, faites appel à votre cabinet comptable, qui peut parfois s’en occuper, ou à un cabinet d’avocat. Faites en sorte que le contrat de travail réponde bien à tous vos besoins et à tout les points que vous avez évoqués avec votre futur collaborateur ou collaboratrice. Pensez aussi au contrat d’assurance santé et de prévoyance. Enfin éventuellement, n’oubliez pas de préparer un dossier pour une carte professionnelle.
Annoncer l’arrivée d’un nouveau membre d’équipe
Ensuite, si vous travaillez en équipe, vous devez informer vos collaborateurs et collaboratrices de l’arrivée d’un ou une nouvelle collègue. Cela permettra de faciliter l’intégration de ce nouveau membre dans l’équipe. L’accueil sera aussi facilité. Mais surtout, pensez à bien expliquer le rôle de cette nouvelle personne, au sein de l’équipe et de ‘l’entreprise. Cela permettra de clarifier tout de suite la situation et évitera des incompréhension pouvant entraîner des tensions.
Préparer le poste de travail
Lorsque une personne arrive, il n’y a rien de pire que de lui offrir un strapontin. Le message que vous laissez est : « tu n’as pas de place ». Un nouvel embauché doit avoir un poste de travail avec tous les outils nécessaires pour son travail et effectuer ses missions. Cela passe par des outils informatiques, des rangements et une adresse mail, par exemple.
Bien évidemment, vous devez aussi penser à certains profils informatiques pour accéder à certains logiciels.
Mettre en place un livret d’accueil, ou kit de bienvenue
Généralement, le plus stressant pour un nouvel embauché, lors de ses premiers pas dans une entreprise, est de s’imprégner de son environnement, des différents codes et expressions de celle-ci. Un livret d’accueil permettra à votre nouvelle recrue de connaître votre entreprise, ses services, ses équipes et ses partenaires commerciaux. Mais cela permettra aussi de donner quelques définitions d’expressions, souvent confidentielles, utilisées par les membres du personnel.
Nommer une ou un tuteur
Enfin, ne laissez pas vos nouveaux collaborateurs seuls. Vous ne serez sans doute pas tout le temps disponible pour accompagner celui-ci ou celle-ci, au quotidien. Dans le même temps, vous devez continuer à prendre une certaine hauteur par rapport à certaines missions qui lui seront attribuées. Il est donc impératif de nommer un tuteur ou une tutrice pour votre nouvel embauché. Cette personne aura la responsabilité d’accompagner, et de former votre nouvel embauché au quotidien, sur le terrain.
Comment accueillir des nouvelles recrues ?
La première impression est toujours primordiale. Et ce qui est vrai en relation client l’est tout autant en management et ressources humaines.
S’assurer que la partie administrative est complète
Lors de l’arrivée de votre nouveau collaborateur, ou nouvelle collaboratrice, vous devez, tout de suite, vérifier que la partie administrative et juridique du recrutement est complète. C’est important car cela peut avoir des incidences sur la paie et les assurances en cas d’accident de travail, par exemple. Cela vous semble logique, pourtant je peux vous assurer que nombre d’employeurs oublient de faire signer le contrat de travail.
Organiser la journée d’accueil
La première journée est importante pour une nouveau salarié. On se souvient, généralement, longtemps de nos premiers jours dans une boite. Cette journée doit permettre à votre nouvel embauché de connaître l’équipe avec qui il ou elle travaillera, mais aussi les différents services partenaires, au quotidien. Pensez à inviter votre nouveau collègue à manger avec vous, le midi. Ces moments hors cadre permettent de mieux communiquer.
Prendre connaissance de l’environnement
Cette première journée doit aussi vous permettre de présenter l’ensemble de l’entreprise. J’entends par là les différents bureaux et différents lieux de travail. Mais cette journée doit aussi permettre de prendre connaissance des habitudes de l’équipe, d’un point de vue technique et humain. Que puis-je faire ou que ne dois je pas faire ?
Accompagner et intégrer un nouvel embauché
Enfin, comme nous l’avons vu plus haut, embaucher un nouveau collaborateur, c’est investir sur l’avenir, sur le long terme. Il est donc important d’accompagner un nouvel embauché sur le long terme.
Organiser un plan d’intégration
Lorsque vous recrutez une personne, vous êtes le ou la seule responsable de sa bonne intégration et de sa progression. C’est vous qui connaissez votre entreprise, et qui avez choisi de valider le recrutement. Votre nouveau salarié, lui, arrive dans l’inconnu. Vous devez donc tout mettre en œuvre pour que cette personne apporte toute ses compétences à l’entreprise.
Dans cette optique, vous devez impérativement établir un plan d’intégration et de formation sur 3, 6 voire 12 mois. Ce plan de formation doit permettre à votre nouvel embauché de monter en compétence dans un environnement qu’il maîtrise. Cette formation doit porter sur :
- La connaissance du marché
- La connaissance produit
- La connaissance de son environnement
- La connaissance des différentes techniques de travail
Établir des points d’étape dans la formation
Mettre en place un plan d’intégration, et un plan de formation, c’est bien. Mais le piloter, c’est encore mieux. Là encore, il arrive que les bonnes intentions sont là, sur le papier. Cependant, dans les faits, nous avons la tête dans le guidon et ne suivons pas l’évolution des compétences de notre collaborateur. Il est donc impératif d’établir des points d’étape pour accompagner correctement votre nouvel embauché. Pour cela, je ne connais qu’une seule solution : Planifier des rendez-vous pour faire un entretien d’évaluation.
Proposer au nouvel embauché de faire un retour sur l’entreprise
Enfin, ce point est un petit bonus. Ce petit bonus, il est tourné vers vous. Recruter une personne en externe à un coût. Il faut le ou la trouver, l’accueillir et la former. Je vous propose alors de réduire ce coût en apprenant de votre nouvel embauché. En effet, ce premier arrive dans votre entreprise avec un œil externe, neuf. Sans doute que certains aspects de votre entreprise l’on surpris, étonné. Alors profitez-en pour savoir ce qui l’a surpris. Vous pourriez bien acquérir de nouvelles idées d’organisation ou de gestion.