5 conseils pour optimiser votre organisation commerciale

Le quotidien d’un commercial n’est pas de tout repos. Entre les rendez-vous client, les demandes de SAV d’un côté et les reportings ou réunions, avec la hiérarchie de l’autre côté, les semaines sont souvent trop courtes. Un professionnel qui se laisse déborder perd très vite en efficacité. Alors, pour éviter le stress, les rendez-vous manqués et le manque de visibilité sur ses résultats, un commercial doit s’organiser.

L’organisation commerciale est donc primordiale pour gérer au mieux ses résultats et le bien-être de chacun. Je vais vous délivrer 5 conseils pour organiser votre semaine de travail. Ces conseils s’adressent directement aux commerciaux. En effet, pour qu’un planning soit respecté, il doit être géré en toute autonomie. Vous devez donc être convaincu que cette organisation est la bonne. Bien évidemment, chaque commercial pourra adapter ses conseils à son quotidien, et sa semaine professionnelle en fonction de son secteur d’activité et géographique. Il est évident qu’un jeune commercial, sans réseau et sans expérience, dans le secteur de l’immobilier n’aura pas le même planning qu’un commercial senior en B2B.

Cependant, pour que cette organisation fonctionne, elle doit être respectée avec rigueur. Nous savons tous que le plus grand danger pour un commercial, est de se laisser déborder par des rendez-vous clients ou le manque de résultats. Il est donc important de faire face à ces pressions commerciales pour maintenir, quoi qu’il arrive, cette organisation. Alors voici mes 5 conseils pour bien organiser son activité commerciale.

Commencez votre semaine sereinement

Le premier conseil est de commencer sa semaine sereinement. Quel scoop !!! Et pourtant… Combien de fois j’ai croisé des commerciaux, et parfois des très bons, commençant leur semaine au petit bonheur la chance. A la question : « Tu as quoi cette semaine ? » La pire des réponses est : « j’attends des réponses », « Des clients doivent me rappeler », « Logiquement, je dois recontacter ces clients« ,… et je pourrais en citer bien d’autres.

Un commercial commence sa semaine sereinement lorsque tous ses rendez-vous sont déjà planifiés. Une bonne organisation passe par un agenda correctement rempli, avec le nombre de rendez-vous hebdomadaire attendus et les relances prévues. C’est la seule condition pour faire face aux imprévus et aux facteurs extérieurs.

Et des imprévus impactant l‘activité commerciale, il y en a. Entre la météo, les rendez-vous reportés ou annulés, l’attitude des concurrents, il y aura toujours un élément extérieur qui viendra perturber votre semaine. Il est donc important d’anticiper cela en commençant sa semaine avec la meilleure visibilité possible sur sa semaine d’activité.

Enfin, pour éviter les rendez-vous « lapins », rappelez tous vos rendez-vous, ou envoyez un mail, pour confirmer chaque entretien, en début de semaine. Vous serez mieux attendus par les clients.

Equilibrez le temps consacré aux rendez-vous, à la gestion des ventes et à la prospection

Nous l’avons vu un peu plus haut, le deuxième danger, pour un commercial, est de se laisser déborder et de perdre son organisation. pour faire simple, de perdre la maitrise de son activité et de ses résultats. Pour éviter ce piège, tout bon vendeur doit scrupuleusement respecter son planning et ses différentes tâches. En effet, l’activité d’un professionnel, c’est aujourd’hui, mais aussi hier et demain. Ces trois temps doivent se retrouver au programme de la semaine.

Si le planning d’un commercial est constitué de rendez-vous, d’entretiens de vente, il ne peut s’arrêter là. Quel que soit le secteur d’activité, il faut aussi penser à demain, à la semaine suivante, voire au trimestre suivant. Pour cela, un temps bien précis doit être consacré à la prospection, la prise de rendez-vous. Bien évidemment, ces moments dépendront du secteur d’activité ; On ne contacte pas des prospects à la même heure, et de la même façon, qu’il soit professionnel, retraité ou salarié.

Vous devez donc prévoir ces périodes de phonning ou de prospections terrain, voire le réseautage, sur votre planning et vous y conformer. Ces plages vous permettront de commencer sereinement votre semaine suivante…

Dans le même temps, ne travaillez pas pour rien. Certains rendez-vous passés n’ont pas encore donné de résultats. Ne laissez pas tomber et n’oubliez pas vos clients. Relancez-les pour valider des ventes non validées à ce jour. Enfin, n’oubliez pas vos anciens clients. Prenez du temps pour des rappels de courtoisie, pour fidéliser vos clients. Ces derniers pourront se transformer en rendez-vous ou en recommandation. Si vous avez un service marketing, utilisez ses services pour optimiser votre suivi client.

Ne restez pas seul

Ce conseil est tout aussi important que les autres, mais trop souvent oublié par les commerciaux. Nous avons tous vécu ce moment. Les résultats ne sont pas là, on commence à baisser les bras et louper des ventes improbables. Conséquence, le moral baisse, la dynamique aussi et les chiffres continuent de baisser. Ces périodes arrivent à tous les commerciaux. Souvent, lors de ces passages à vide, on a tendance à rester seul, à moins parler en réunion, estimant ne pas avoir la légitimité.

Pourtant, ces moments de passages à vides, nous les avons tous. Rester seul, dans ces moments, c’est prendre le risque de s’isoler et de perdre toute dynamique. C’est aussi le risque de perdre en rémunération et de prendre l’initiative de valider des ventes qu’on aurait jamais validé avant, voire de forcer un peu notre discours. Vous l’avez compris, c’est donc la qualité qui va être mise de côté, entrainant un nouveau stress et des risques pour l’employeur, et pour vous.

Sachant que tout le monde connaît ses périodes, je vous incite fortement à en parler, à votre manager ou à des collègues.  Le rôle d’un manager est justement de vous accompagner dans ces moments-là, voire de les anticiper. N’hésitez pas à faire des rendez-vous en doublon avec des collègues. Ce type de rendez-vous est très efficace pour relancer la dynamique.

Ne laissez rien sur le feu le vendredi ou samedi soir

La fin de la semaine arrive. Vous devez vous organiser pour vous réserver une plage horaire pour terminer votre semaine. Un commercial termine sa semaine en effectuant toutes les tâches lui permettant de passer un week-end sans penser au travail. Pour cela, la manière la plus simple est de ne rien laisser trainer, de na pas procrastiner.

Donc, avant de partir en week-end, vérifiez que tous vos contrats sont envoyés au siège, signés et complets. Contrôlez que vous n’avez pas laissé des messages clients, ou des mails, sans réponses. Puis, traitez votre service après vente,et oui…. Effectuez bien vos reportings. Quand tout cela est fait, je vous assure que vous pourrez passer un week-end zen.

Un moment pour le pilotage de vos résultats

Le dernier conseil est, logiquement, dans l’ADN de tout commercial. Et pourtant, je suis toujours surpris que nombre d’entre nous ne connaissent pas leurs objectifs ou leurs résultats intermédiaires. Cela peut sembler énorme pour certains, et pourtant… Et ne pas connaitre ces résultats n’est pas réservé qu’aux mauvais commerciaux. De très bons commerciaux ignorent, souvent, ou ils en sont par rapport à leurs objectifs.

Alors  prenez toujours un moment pour piloter vos chiffres, savoir ou vous en êtes par rapport à vos ambitions, mais aussi par rapport à l’année passée. Cela peut-être un bon indicateur de vos performances et du marché.

Prenez, toutes les semaines, un moment pour sortir la tête du guidon. Bien évidemment, c’est toujours plus simple quand vous avez un manager de terrain pour vous accompagner. Mais nombre d’entre nous travaillons seuls, toute la semaine. Dans ce cas, vous devez, vous-même, vous poser pour faire un point sur vos chiffres… et sur votre rémunération pour le coup.

Bonus : Les outils indispensables

ToDo list

Nous avons vu qu’une bonne organisation commerciale passe par de la rigueur dans le planning, entre autres. Un bon commercial doit aussi avoir des outils qui vont lui permettre de s’organiser et d’optimiser son temps et sa relation client.

La boite à outils du conseiller passe, pour commencer, par un agenda. Qu’il soit électronique ou papier, il doit permettre de planifier, très distinctement, les plages réservées aux rendez-vous clientèles, et aux différentes tâches de la semaine. Au risque de paraitre vieux jeu, ne sous-estimez pas l’agenda papier. Il est très pratique dans certaines professions. Vous pouvez le remplir tout en étant au téléphone. Ce qui peut être très pratique dans certaines situations.

En parallèle d’un agenda, vous devez disposer d’un outil de prise de notes et de planification des tâches. Planifier ses tâches et ses relances est indispensable pour tout vendeur.

En parallèle, ne sortez jamais sans vos cartes de visites ni sans cahier et crayon.

L’organisation commerciale en infographie

infographie de l'organisation d'un commercial

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