La visioconférence est entrée dans le quotidien des entreprises. Que ce soit pour communiquer avec les équipes, en interne, ou avec des clients et partenaires, la “visio” est devenue une habitude. Mais comment équiper son entreprise pour que les visioconférences soient réellement professionnelles?
Avec la montée en puissance du télétravail et des communications à distance, la visioconférence est donc devenue un outil indispensable pour les entreprises, quelle que soit leurs secteurs d’activité. Équiper correctement son entreprise pour faire des visioconférences de qualité n’est pourtant pas encore systématique. Au-delà d’une simple webcam du logiciel en ligne populaire, la visioconférence demande un équipement spécifique, qui permettra de garantir la sécurité et l’interaction de la réunion. Etant donné la variété d’équipements et de solutions logicielles disponibles sur le marché, je vous propose de revenir sur l’équipement indispensable pour des visioconférences de qualité.
Les équipements nécessaires
Caméras et dispositifs de capture vidéo
La caméra est un élément fondamental pour assurer une bonne qualité de transmission vidéo durant une réunion virtuelle.
- Webcam HD : Adaptée aux petits groupes et bureaux individuels, une webcam haute définition permet de garantir une clarté d’image suffisante.
- Caméra PTZ (Pan-Tilt-Zoom) : Idéale pour les salles de conférence de taille moyenne à grande, ces caméras sont souvent contrôlables à distance pour ajuster le champ de vision selon le nombre de participants et leurs positions dans la salle.
- Caméra fixe professionnelle : Alliées des grandes structures, elles offrent une qualité optimale et sont généralement installées de façon permanente dans les salles de meeting.
Pour cet équipement, je vous recommande de contacter des professionnels de l’installation de systèmes dédiés. Cela permet de mettre en cohérence vos besoins avec les flux de bandes passantes et l’équipement. Pour plus d’infos, je vous invite à voir le site de ce spécialiste de la digitalisation d’espaces professionnels.
Microphones et dispositifs de capture sonore
Un mauvais captage audio peut rendre une visioconférence pénible. Voici quelques options populaires :
- Microphone USB : Simples à utiliser et moins encombrants, ils sont idéaux pour une utilisation individuelle.
- Microphone de table : Ces microphones omnidirectionnels captent le son à 360 degrés, parfaits pour des réunions où plusieurs personnes interviennent.
- Système de microphones sans fil : Appareil idéal pour des grandes salles où les intervenants peuvent être en mouvement ou éloignés les uns des autres.
Enceintes et systèmes audio
L’expérience utilisateur pendant une visioconférence dépend aussi fortement de la qualité des enceintes utilisées. Des choix s’imposent :
- Barre de son : Simplifie l’installation tout en fournissant un bon rendu sonore, surtout utile dans des pièces de taille modérée.
- Haut-parleurs de bureau : Couvrent des espaces plus restreints, ils complètent efficacement une webcam et un microphone basiques pour des usages personnels.
- Système de conférence audio : Pour des salles de grande dimension, il intègre plusieurs haut-parleurs répartis stratégiquement pour assurer une couverture sonore uniforme.
Les solutions logicielles adaptées
Les critères de choix d’un logiciel de visioconférence
Outre le matériel, le choix d’un logiciel de visioconférence adapté aux besoins de votre entreprise est fondamental. Plusieurs critères sont à prendre en compte :
- Facilité d’utilisation
- Compatibilité avec différents appareils
- Fonctionnalités intégrées (chat, partage d’écran, enregistrement)
- Fiabilité et support technique
Comparatif de logiciels populaires
Voici une liste non exhaustive de certaines solutions logicielles présentes sur le marché :
- Zoom : Populaire grâce à son interface intuitive et ses nombreuses fonctionnalités intégrées comme l’enregistrement, interchangeable avec des Plug-ins tiers.
- Microsoft Teams : Offre une intégration fluide avec les services Microsoft Office, pratique pour les entreprises utilisant déjà cette suite bureautique.
- Skype Entreprise : Solution fiable pour les petites entreprises qui n’ont pas besoin de trop de fonctionnalités avancées.
- Google Meet : Parfait pour les utilisateurs de Google Workspace, ce logiciel propose des options intéressantes comme l’enregistrement direct sur Google Drive.
Aménager l’espace de visioconférence
Définir l’emplacement
Choisir un espace dédié aux visioconférences peut influencer grandement la qualité de vos sessions. L’idéal est d’avoir une pièce isolée au bruit pouvant accueillir les équipements nécessaires telle qu’une salle de réunion.
Agencement de la salle
Certaines configurations agencées facilitent les échanges et rendent les rencontres virtuelles plus productives :
- Tables rondes ou carrées favorisant la discussion tout en bénéficiant de la meilleure capture audio et vidéo possible.
- Chaises ergonomiques pour le confort des participants, surtout lors de longues sessions.
Optimisation acoustique
L’acoustique de la salle influe aussi sur la qualité globale de la visioconférence. Voici comment améliorer cet aspect :
- Panneaux acoustiques muraux pour réduire les échos.
- Moquettes ou tapis absorbant le son.
Outils spécifiques additionnels
Tableaux interactifs
Avoir un tableau interactif intégré peut ajouter une dimension productive significative à vos réunions. Ils permettent de partager des idées visuellement en temps réel et de manière interactive.
Systèmes de gestion de conférence
Ces plateformes permettent notamment de gérer les invitations, enregistrer les interventions, centraliser les fichiers échangés et bien d’autres éléments essentiels à de bonnes pratiques professionnelles fréquentes.