La gestion comptable est un aspect essentiel pour toute entreprise, qu’il s’agisse d’une petite structure ou d’une grande société. Choisir le bon logiciel comptable est donc primordial pour garantir une tenue de comptes précise et conforme aux normes. Voici quatre aspects à considérer pour faire le meilleur choix.
Quelles sont les différences avec un logiciel de facturation ?
Un logiciel de facturation est souvent confondu avec un logiciel comptable, mais leurs fonctions diffèrent. Le logiciel de facturation est conçu pour créer et gérer les factures, devis, bons de commande ou relances de paiement. Il assure la gestion commerciale, mais ne couvre pas l’ensemble des opérations comptables.
En revanche, un logiciel comptable est beaucoup plus complet. Il intègre des fonctionnalités de saisie comptable (écritures comptables, journaux), de gestion des comptes clients et fournisseurs, ainsi que d’établissement des bilans financiers et des comptes de résultat. Le logiciel comptable permet de centraliser et d’automatiser l’ensemble des opérations comptables d’une entreprise. Certaines solutions incluent la gestion des factures, mais leur objectif est de garantir une vision financière globale de l’entreprise.
Aujourd’hui, de nouveaux logiciels et néobanques sont capables de traiter toutes ces données en les synchronisant avec des données bancaires. Je vous invite d’ailleurs à découvrir notre Notre Avis sur Indy.
Que dit la loi concernant les logiciels comptables ?
La législation encadre strictement l’utilisation des logiciels comptables, surtout pour les entreprises soumises à la TVA. Depuis le 1er janvier 2018, la loi impose que tout logiciel de comptabilité ou de gestion utilisé par une entreprise doit être conforme à des exigences strictes de sécurisation, d’inaltérabilité, de conservation et d’archivage des données. Cette mesure vise à prévenir la fraude à la TVA et s’applique principalement aux logiciels de caisse et de gestion des factures.
Les entreprises doivent pouvoir fournir un certificat de conformité ou une attestation pour prouver que leur logiciel est conforme à la loi. En cas de contrôle fiscal, l’absence de cette conformité peut entraîner des amendes. Il est donc crucial de choisir un logiciel comptable qui respecte ces obligations légales pour éviter tout risque.
Quelles sont les fonctionnalités les plus importantes ?
Lors du choix de votre logiciel comptable, plusieurs fonctionnalités sont essentielles pour garantir une gestion optimale des finances de votre entreprise :
- Automatisation des écritures comptables : Cette fonctionnalité permet de générer automatiquement les écritures comptables à partir des transactions bancaires ou des factures. Elle simplifie la saisie des données et limite les erreurs.
- Établissement des documents financiers : Un bon logiciel comptable doit permettre de générer rapidement le bilan, le compte de résultat, et les journaux comptables. Certains outils offrent également la possibilité d’éditer des tableaux de bord financiers en temps réel.
- Gestion de la TVA : Il est important que le logiciel vous permette de calculer, déclarer et télétransmettre la TVA de manière automatisée et en conformité avec les normes légales.
- Intégration bancaire : La synchronisation automatique avec les comptes bancaires permet de simplifier les rapprochements et de maintenir une comptabilité à jour sans effort manuel.
- Archivage et conformité légale : Enfin, le logiciel doit garantir la conservation des données selon les normes légales, notamment en matière d’inaltérabilité et d’archivage à long terme.
Combien coûtent les différents types de logiciels ?
Le coût des logiciels comptables varie en fonction des fonctionnalités proposées, de la taille de l’entreprise et du mode de déploiement (en ligne ou sur site). Pour des petites entreprises et entrepreneurs, des néobanques comme Indy et ses options de comptabilité sont déjà de bons outils. Voici un aperçu des différentes gammes de prix :
- Logiciels gratuits : Certains logiciels sont proposés gratuitement, principalement pour les petites entreprises ou les auto-entrepreneurs. Ils couvrent les besoins de base, comme la gestion des factures et les déclarations fiscales, mais sont souvent limités en termes de fonctionnalités et de support technique.
- Logiciels en abonnement : Les solutions en SaaS (Software as a Service) facturées sous forme d’abonnement mensuel sont les plus répandues. Les tarifs varient de 10 à 50 € par mois pour les petites entreprises, avec des options supplémentaires selon les modules choisis (gestion des immobilisations, multi-devises, etc.).
- Logiciels complets pour grandes entreprises : Les grandes structures optent généralement pour des logiciels ERP (Enterprise Resource Planning) intégrés, qui incluent la comptabilité et d’autres fonctions comme la gestion des stocks, des ressources humaines, etc. Ces solutions peuvent coûter plusieurs milliers d’euros par an, avec un support personnalisé et des mises à jour régulières.
En conclusion, le choix de votre logiciel comptable dépend de vos besoins spécifiques, de la taille de votre entreprise et de votre budget. Assurez-vous que le logiciel choisi soit conforme aux exigences légales et propose les fonctionnalités indispensables à une gestion fluide et automatisée de votre comptabilité.